A megszokott könyvelőiroda vs. online iroda

Hogyan lehetséges ez?

2019 év végén belevágtunk egy új szoftver bevezetésébe (szeretünk kilépni a komfortzónánkból és mindig keressük az lehető leghatékonyabb megoldásokat), amit elsősorban a nagyon sok számlával rendelkező nagyobb ügyfeleink számára gondoltunk előnyösnek, velük ezt meg is konzultáltuk a döntés előtt.

Belevágtunk, és ha már elindultunk ebbe az irányba, írtunk egy tájékoztató kör e-mailt az összes ügyfelünknek az új lehetőségről. Az eredmény meglepő volt, az ügyfelek túlnyomó része azonnal lecsapott a lehetőségre, így pár hónap alatt átálltunk az online könyvelőirodai működésre.

Hogyan is működik ez a típusú ügyvitel?

1.)

A szoftverre a könyvelőiroda fizet elő, és biztosít az ügyfél számára egy „fiókot”, ahová feltöltheti a könyvelési dokumentumait, számláit, bank kivonatait. A feltöltéssel azonnal megoldott a törvényeknek megfelelő archiválás is. A legegyszerűbb megoldás, ha a vállalkozó a költségszámláit e-mailben kéri a partnereitől, mivel ekkor ki sem kell nyomtatnia a számlát, csupán feltölti a felületre.

2.)

A vállalkozó feltöltött számlákhoz egyenként üzenetet vagy kérdést kapcsolhat a könyvelő számára, például megadhatja hogy milyen költséghelyhez tartozik a számla, megkérdezheti, hogy ez elszámolható költség-e.

3.)

A számlákat nem kell hónap végéig gyűjtögetni, folyamatosan lehet feltölteni a felületre.
A számlákhoz kapcsolódóan a vállalkozó jelölheti magának, hogy már elutalta, vagy még van vele teendője.

4.)

Ezzel a fiókkal a vállalkozó opcionálisan kap egy ingyenes online számlázó programot is, amit nem kötelező igénybe venni.

5.)

A számlák több szempont szerint visszakereshetőek, PDF-ben újra és újra letölthetőek, vagyis ez a megoldás helyettesít egy külön dokumentumkezelő szoftvert – aki bajlódott már több 100 pdf fájl jól kezelhető rendezésével, az pontosan tudja, hogy dokumentumkezelő nélkül a pdf számlák kezelése rengeteg időt, odafigyelést és energiát igényel, és a visszakereshetőség dokumentumkezelő nélkül nagyon nehézkes.